Les workflows
Hébergés sur votre compte n8n ou Make, exportables, modifiables par un tiers.
§ Automatisation des processus
Automatisation de vos processus métier
L'automatisation des processus, ou automatisation IA quand on y ajoute un modèle de langage, consiste à confier à un workflow une tâche répétitive que vos équipes font aujourd'hui à la main : ressaisie entre deux logiciels, relances, création de documents, tri d'emails. Waimia la conçoit pour les PME et ETI de 10 à 250 personnes, la branche à vos outils existants et la livre en production avec son journal, ses alertes et sa documentation.
- n8n ou Make
- Branché à vos outils
- Journal et alertes
- Workflows à vous
Audit gratuit de 45 minutes en visio. Vous repartez avec au moins deux process à automatiser, chiffrés.
§ Définition
Une automatisation de processus est un workflow déclenché par un évènement (un email reçu, un formulaire, une date) qui exécute une suite d'étapes fixes dans vos logiciels, sans intervention manuelle. Même entrée, même résultat : chaque exécution est journalisée, et un échec déclenche une alerte.
- Déclenché par un évènement
- Étapes fixes
- Journalisé
- Alerte sur échec
n8n, Make API et connecteurs Étape IA si utile Validation humaine sur le sensible
Ce qu'on automatise, concrètement
Les demandes qui reviennent le plus souvent en PME : la ressaisie d'une commande ou d'un contact d'un outil à l'autre, la création d'un devis ou d'un compte rendu à partir d'un modèle, les relances de factures et de devis, le tri des emails entrants, la mise à jour du CRM après un rendez-vous, l'envoi d'un récapitulatif hebdomadaire. Le bon candidat a trois caractéristiques : il revient chaque semaine, ses règles s'expliquent en quelques phrases, et l'erreur de recopie coûte quelque chose.
Quand la tâche demande de lire un texte libre ou de trancher entre plusieurs cas flous, on ajoute une étape IA dans le workflow, ou on passe à un agent IA. La différence est détaillée dans l'article agent IA ou automatisation.
Avec quels outils d'automatisation
On travaille avec n8n et Make, branchés à vos logiciels par leurs API : CRM, messagerie, tableur, facturation, e-commerce, outil métier. n8n est notre choix par défaut quand la logique se ramifie ou que les données doivent rester sur votre infrastructure : voir la page agence n8n. Make convient à des scénarios visuels entre applications SaaS : voir la page agence Make et le comparatif n8n vs Make. On ne remplace pas vos logiciels, on les relie.
Combien de temps, et qui fait quoi
Un premier workflow est habituellement en production en 2 à 6 semaines. L'essentiel du délai n'est pas technique : il tient à l'obtention des accès et à la disponibilité de la personne qui connaît le process. Comptez de votre côté deux à trois heures pour décrire la tâche, puis une heure de recette. Un seul interlocuteur conçoit et livre : Simon Beros, fondateur. La démarche complète est décrite dans la méthode.
Ce qui peut mal tourner
Trois causes d'échec reviennent. Un logiciel sans API, ou dont l'API est payante : on le vérifie avant de chiffrer. Un process que personne ne sait décrire de la même façon : on le formalise d'abord, comme dans le cas d'usage standardiser ses processus. Un workflow sans propriétaire, qui casse à la première mise à jour d'un outil et que personne ne regarde : d'où le journal, les alertes et un référent nommé chez vous.
Si vous ne savez pas par quel process commencer, la grille des tâches à automatiser classe vos tâches répétitives par heures perdues, et le calculateur de ROI donne un ordre de grandeur du budget. L'audit IA gratuit sert ensuite à trancher.
§ Exemple type · pas un cas client
Exemple type : la demande de devis reçue par formulaire
Avant
Six gestes manuels
- L'assistante lit l'email de notification et recopie le contact dans le CRM.
- Elle crée le dossier client dans le drive, à la main.
- Elle prévient le commercial par message.
- Le commercial ouvre le modèle de devis et le remplit.
- La relance dépend de sa mémoire.
Après
Un workflow, deux validations
- Le formulaire crée le contact et l'affaire dans le CRM.
- Le dossier client est créé avec la bonne arborescence.
- Le commercial reçoit une tâche avec le devis pré-rempli à valider.
- Sans réponse à J+5, une relance est proposée, envoyée après validation.
- Chaque étape est tracée dans le journal ; un échec envoie une alerte.
Ce qui vous reste à la fin
Tout est installé sur vos comptes. Si on arrête de travailler ensemble, rien ne s'arrête.
Le journal et les alertes
L'historique des exécutions et une alerte par email ou messagerie quand une étape échoue.
La documentation
Pour chaque workflow : ce qu'il fait, ses règles, ses accès, que faire quand il s'arrête.
Un référent formé
Une personne de votre équipe sait lire le journal et ajuster une règle simple.
§ Quand ne pas le faire
N'automatisez pas si
- 01 La tâche prend moins d'une heure par mois : le workflow coûtera plus cher que le temps rendu.
- 02 Le process change toutes les semaines : stabilisez-le d'abord.
- 03 Le logiciel concerné n'a ni API ni export : il faudra d'abord en changer ou passer par une application métier.
- 04 Personne chez vous ne sera responsable du workflow après la livraison.
Fig. 05 · Cas clients
Cas clients · chiffres repris des fiches publiées Deux projets où la saisie manuelle a disparu
CAS 01 Amploi · groupe Vigiscope Secteur · Durée RH et santé au travail Stack Astro · HubSpot Forms API · schema.org Ce qui a été livré · 6 sem. Volet site : site marketing éditable sans développeur. Volet données et IA : demandes captées par formulaire et routées dans HubSpot sans ressaisie, graphe schema.org et fichier llm.md pour la lecture par les moteurs IA. Aucun chiffre d'impact publié à ce jour. ↗ CAS 02 Les Carnets de Montpellier Secteur · Durée Patrimoine et média local Stack WordPress · Abonnements · Paiement récurrent Ce qui a été livré · 6 sem. Abonnements à trois niveaux, paiement récurrent et gestion des membres automatisée. Trois mois après le lancement : plus de 40 articles, 150 membres et 35 abonnés payants. ↗
§ Deux façons d'engager
Combien coûte l'automatisation d'un processus
On démarre par un sprint de cadrage à prix fixe : cadrage de la tâche prioritaire et un premier workflow en production. La suite se cale sur devis : on estime ensemble le temps nécessaire, on le valide, puis on l'exécute en sprints en régie. Vous gardez vos workflows, vos accès et la documentation.
999 € 10 h · HT
- Cadrage de la tâche prioritaire à automatiser
- Un premier workflow conçu, branché et en production
- Supervision, alertes et heures gagnées mesurées
- Un premier livrable qui tourne, pas une maquette
Sur devis estimé avec vous · HT
- Temps nécessaire estimé ensemble, puis validé
- Exécuté en sprints, facturés en régie
- Nouveaux workflows ajoutés et supervisés
- Vous gardez workflows, accès et documentation
Le sprint de cadrage est à prix fixe, 999 € HT pour 10 heures : cadrage de la tâche prioritaire, un premier workflow conçu, branché et mis en production, avec un livrable qui tourne dès la fin. La suite se cale sur devis : on estime ensemble le temps que demandent les workflows suivants, on le valide, puis on l'exécute en sprints en régie, à 99 € de l'heure, non dégressif. Sans abonnement ni captivité : à la fin, vos workflows, vos accès et la documentation sont à vous.
Simon Beros
Fondateur · Architecte de systèmes IA
Studio solo. Simon conçoit, câble et suit lui-même chaque mission : pas de junior qui découvre le sujet en même temps que vous, pas de pool de sous-traitants entre vous et le travail.
- 2024 Fondation de Waimia · Montpellier
- Avant VirtuoseWeb · systèmes web et IA pour PME B2B
- 2026 Claude, Claude Code et MCP en production
- Bâtiment & artisans
- E-commerce
- Startup & éditeur logiciel
- Audit gratuit 45 minutes en visio, trois automatisations rentables repérées avant tout engagement.
- Prix fixe transparent Périmètre et budget connus avant de signer, pas de dérive.
- Formation incluse Documentation et passation : votre équipe est autonome à la livraison.
- Zéro captivité Code, workflows et documentation transférés : vous gardez la main.
Studio solo · un ingénieur, cinq missions documentées.
Labels & certifications
-
-
Publicité et visibilité - Google Partner Publicité et visibilité
§ Questions fréquentes
Automatisation des processus : vos questions
Q.01 Combien coûte l'automatisation d'un processus en PME ?
Le premier process se traite en sprint de cadrage à 999 € HT pour 10 heures : cadrage et un premier workflow en production. Les suivants sont estimés en heures, validés par vous, puis facturés 99 € HT de l'heure. Les abonnements n8n ou Make sont à votre nom et à votre charge.
Q.02 Combien de temps faut-il pour automatiser un processus ?
Habituellement 2 à 6 semaines pour un premier workflow en production. Le délai dépend surtout de l'obtention des accès à vos outils et de la disponibilité de la personne qui connaît la tâche, pas de la construction elle-même.
Q.03 Quelle différence entre automatisation et agent IA ?
Une automatisation suit des étapes fixes : même entrée, même sortie. Un agent IA lit, interprète et choisit l'action. Si la règle s'écrit en « si, alors », un workflow suffit et coûte moins cher à maintenir. Si la tâche demande de comprendre un texte libre, il faut un agent ou une étape IA.
Q.04 Quels processus automatiser en premier dans une PME ?
Celui qui revient chaque semaine, dont les règles sont stables et dont l'erreur coûte : ressaisie entre deux logiciels, relances de devis ou de factures, création de documents, tri des emails entrants. L'audit gratuit sert à classer vos process par heures consommées et par faisabilité.
Q.05 Automatisation et RGPD : que faut-il vérifier ?
Trois points : où transitent les données (un n8n hébergé chez vous évite un sous-traitant supplémentaire), quelles données personnelles passent par une étape IA, et qui a accès au journal. On documente ces points dans la fiche de chaque workflow pour votre registre de traitements.
Q.06 Que se passe-t-il si un outil change et que le workflow casse ?
Le workflow s'arrête sur l'étape en erreur et envoie une alerte à votre référent. La documentation indique quoi vérifier. La correction se fait en régie, à l'heure, ou par votre équipe si elle a été formée.
Q.07 Automatisation IA : en quoi diffère-t-elle d'une automatisation classique ?
Une automatisation classique suit des règles fixes : si ceci, alors cela. L'automatisation IA ajoute une étape où un modèle de langage lit un texte libre, classe une demande ou rédige un brouillon, puis rend la main au workflow. Le reste ne change pas : même déclencheur, même journal, alerte en cas d'échec. On ajoute l'IA seulement là où une règle fixe ne suffit pas.
Page mise à jour le par Simon Beros, fondateur de Waimia.