Les formulaires de saisie
Champs contrôlés, valeurs possibles, pièces jointes : la saisie est propre dès l'entrée.
§ Back-office sur mesure
Back-office sur mesure et outil interne pour PME
Un back-office sur mesure remplace les tableurs, les ressaisies et les validations par e-mail par un outil que votre équipe utilise chaque jour : formulaires, circuit de validation, tableaux de pilotage et historique. Waimia le développe, le branche à vos données et vous remet le code.
- Formulaires et validations
- Tableaux de pilotage
- Historique complet
- Code remis
Audit gratuit de 45 minutes : on regarde le circuit qui vous coûte le plus de ressaisie.
§ Définition
Un back-office sur mesure est l'outil interne par lequel votre équipe saisit, valide et suit ce que l'entreprise produit : commandes, interventions, dossiers, demandes. Il remplace tableurs et e-mails par des formulaires contrôlés, des circuits de validation et des écrans de pilotage, sur une base de données unique.
- Formulaires contrôlés
- Circuit de validation
- Droits par rôle
- Historique
Base de données unique Application web API vers CRM, ERP, facturation Sauvegardes Import des fichiers existants Notifications
Ce qu'il remplace
Trois habitudes, dans l'ordre où elles coûtent le plus : la ressaisie d'une même information dans deux ou trois outils ; la validation par e-mail, où personne ne sait à quelle étape on en est ; le chiffre de pilotage reconstruit à la main avant chaque réunion.
Ce qu'on construit
Des formulaires qui contrôlent la saisie : champs obligatoires, valeurs possibles, pièces jointes. Des circuits de validation avec un état et un responsable à chaque étape. Des tableaux de pilotage opérationnels : ce qui est en attente, en retard, à valider aujourd'hui. Un historique de chaque modification. Ce sont des écrans de travail, pas du reporting de direction : pour les indicateurs consolidés, voir le tableau de bord automatisé.
D'abord vérifier qu'un outil du marché ne suffit pas
Beaucoup de besoins de back-office sont couverts par un outil du marché : un tableur partagé bien tenu, un outil de formulaires, un gestionnaire de tâches, les modules de votre ERP ou de votre CRM. Si l'un d'eux fait le travail sans contournement, prenez-le. Le sur mesure se justifie quand le circuit est propre à votre métier, ou quand vous contournez l'outil tous les jours. La méthode est détaillée dans développer ou acheter son outil interne. Et si le besoin se réduit à faire circuler des données entre deux outils, une automatisation coûte moins cher.
Une déclinaison de l'application métier
Le back-office suit les mêmes règles que l'application métier sur mesure : code, base et hébergement à votre nom, documentation de reprise. Sa particularité est d'être tourné vers votre équipe, pas vers vos clients (voir le portail client) ni vers un marché (voir le MVP SaaS).
§ Ce qui coûte le plus
Quatre habitudes qu'un back-office retire
-
La même donnée saisie trois fois
Commande dans le CRM, puis dans le tableur de suivi, puis dans la facturation. Chaque ressaisie prend du temps et crée un risque d'écart.
→ Une saisie, une base, des écrans pour chaque rôle.
-
La validation qui se perd dans les e-mails
Une demande part en copie à cinq personnes. Personne ne sait si elle est validée, ni par qui.
→ Un circuit de validation avec un état et un responsable par étape.
-
Le chiffre reconstruit à la main
Avant chaque réunion, quelqu'un assemble des chiffres venus de plusieurs fichiers. Le résultat dépend de qui l'a fait.
→ Un tableau de pilotage calculé depuis la base, toujours à jour.
-
L'outil que seule une personne comprend
Le fichier repose sur les macros et les habitudes d'une seule personne. Son absence bloque l'équipe.
→ Un outil documenté, avec des droits et un historique, que n'importe quel développeur peut reprendre.
Un process à la fois
On part du process qui coûte le plus de ressaisie, on le met en production, puis on passe au suivant.
- 01
Observer le process
Qui saisit quoi, où, et ce qui est ressaisi - 02
Écrire le circuit
Étapes, états, responsables, règles de validation - 03
Reprendre les données
Fichiers existants nettoyés et importés - 04
Construire les écrans
Formulaires, validations, tableaux de pilotage - 05
Tester avec l'équipe
Les personnes qui font le métier, sur leurs cas réels - 06
Passation
Code, base, hébergement et documentation remis
Ce que vous récupérez
L'outil est à vous : un autre développeur peut le reprendre.
Le circuit de validation
Étapes, états et responsables écrits au cadrage, avec les notifications utiles.
Les tableaux de pilotage
Ce qui est en attente, en retard, à valider : des écrans de travail, calculés depuis la base.
L'historique des modifications
Chaque modification datée et attribuée, consultable par fiche.
Les droits par rôle
Qui saisit, qui valide, qui consulte : une matrice écrite puis testée.
Code, base et hébergement
Dépôt à votre nom, base de données et hébergement sur vos comptes, documentation de reprise.
§ Quand ne pas le faire
Prenez un outil du marché si
- 01 Un tableur partagé, bien tenu, avec une seule personne qui saisit, suffit.
- 02 Un outil de formulaires ou de gestion de tâches couvre déjà le circuit, sans contournement.
- 03 Les modules de votre ERP ou de votre CRM font déjà ce circuit.
- 04 Vous voulez des indicateurs de direction plutôt qu'un outil de saisie : c'est un tableau de bord, pas un back-office.
- 05 Le circuit n'est pas encore décidé entre les services : décidez-le d'abord.
Fig. 05 · Réalisations
Réalisations · deux projets internes, données reprises des fiches publiées, pas des cas clients Des outils internes déjà construits, pour le studio
CAS 01 Waimia OS Secteur · État Système d'exploitation agentique Stack PostgreSQL · Next.js · Serveur MCP · Moteur de flux · Application de bureau Electron · Monorepo pnpm Ce que dit la fiche · En construction En construction. Premier modèle métier prouvé : « Projet web d'agence », utilisé en interne. Agents bornés par rôle et mandat, appels d'outils tracés, validation humaine sur les sorties sensibles. Aucun chiffre d'impact publié à ce jour. ↗ CAS 02 VirtuoseOS Secteur · État Système d'exploitation agentique Stack Next.js · SQLite · Drizzle ORM · Moteur d'automatisation · Pont vers un agent de code Ce que dit la fiche · Prototype, remplacé par Waimia OS Prototype estimé à environ 80 % par son auteur, remplacé par Waimia OS. Tableau de bord Next.js sur SQLite, moteur d'automatisation, pont vers un agent de code. Aucun chiffre d'impact publié à ce jour. ↗
§ La gamme
Combien coûte un back-office sur mesure
Quatre paliers selon le périmètre. On part d'un cadrage et on livre un outil en production, pas une maquette. Les évolutions se facturent à l'heure, en sprints.
2 000 € à partir de · HT
- Le formulaire ou l'écran qui coûte le plus de ressaisie, en production
- Une base de données propre à la place du tableur
- Accès par rôle, historique et sauvegardes
- Code livré et hébergé chez vous
4 000 € indicatif · HT
- Un process complet : formulaires, validation, pilotage
- Branché à vos outils (CRM, facturation) par API ou MCP
- Notifications et historique par fiche
- Code documenté et transférable
7 000 € indicatif · HT
- Plusieurs process sur un socle commun
- Assistance IA là où elle sert, encadrée par vos règles
- Connexions multiples à vos logiciels
- Tableau de suivi de l'usage de l'outil
10 000 € à partir de · HT
- Le socle interne complet, plusieurs modules orchestrés
- Intégrations métier lourdes, agents là où c'est utile
- Gouvernance des accès et journal durable
- Code, base et hébergement chez vous : aucune captivité
Les paliers sont des repères : le périmètre se fixe au cadrage et vous validez avant la construction. Le sprint de cadrage dure 10 heures et coûte 999 € HT. Les évolutions se facturent 99 € HT de l'heure, en sprints : on estime le temps ensemble, vous validez, on exécute. Pas d'abonnement caché : vous gardez le code, la base de données et l'hébergement.
Simon Beros
Fondateur · Architecte de systèmes IA
Studio solo. Simon conçoit, câble et suit lui-même chaque mission : pas de junior qui découvre le sujet en même temps que vous, pas de pool de sous-traitants entre vous et le travail.
- 2024 Fondation de Waimia · Montpellier
- Avant VirtuoseWeb · systèmes web et IA pour PME B2B
- 2026 Claude, Claude Code et MCP en production
- Bâtiment & artisans
- E-commerce
- Startup & éditeur logiciel
- Audit gratuit 45 minutes en visio, trois automatisations rentables repérées avant tout engagement.
- Prix fixe transparent Périmètre et budget connus avant de signer, pas de dérive.
- Formation incluse Documentation et passation : votre équipe est autonome à la livraison.
- Zéro captivité Code, workflows et documentation transférés : vous gardez la main.
Studio solo · un ingénieur, cinq missions documentées.
Labels & certifications
-
-
Publicité et visibilité - Google Partner Publicité et visibilité
§ Questions fréquentes
Ce que vous nous demandez
Q.01 Qu'est-ce qu'un back-office sur mesure ?
L'outil interne par lequel votre équipe saisit, valide et suit ce que l'entreprise produit : commandes, interventions, dossiers, demandes. Il remplace tableurs et e-mails par des formulaires contrôlés, des circuits de validation et des écrans de pilotage, sur une base de données unique.
Q.02 Combien coûte un back-office sur mesure ?
Quatre paliers selon le périmètre : à partir de 2 000 € HT pour un premier écran en production, 4 000 € HT pour un back-office branché à vos outils, 7 000 € HT pour plusieurs process sur un socle commun, à partir de 10 000 € HT pour un socle complet. Les évolutions se facturent 99 € HT de l'heure.
Q.03 Quand un outil du marché suffit-il ?
Quand un tableur partagé bien tenu, un outil de formulaires, un gestionnaire de tâches ou les modules de votre ERP ou de votre CRM couvrent le circuit sans contournement. Dans ce cas, achetez : c'est moins cher et on vous le dira à l'audit. Le sur mesure se justifie quand le circuit est propre à votre métier.
Q.04 Peut-on garder nos tableurs pendant la transition ?
Oui. Les fichiers existants sont importés et nettoyés, puis l'outil devient la source. Un tableur peut rester utile comme export, mais il ne doit plus être le support de saisie : deux sources de vérité recréent le problème.
Q.05 Le back-office se branche-t-il à notre CRM, à notre ERP, à notre facturation ?
Oui, par API quand l'outil en propose une, sinon par import ou par export planifié. On vérifie ce que chaque outil permet de lire et d'écrire au cadrage, avant de promettre une connexion.
Q.06 Quelle différence avec un tableau de bord ?
Un back-office sert à saisir et à valider : c'est un outil de travail. Un tableau de bord de direction sert à lire des indicateurs consolidés. Les tableaux de pilotage d'un back-office restent opérationnels (ce qui est en attente, en retard, à valider). Pour les indicateurs de direction, voir le tableau de bord automatisé.
Q.07 À qui appartient le code du back-office ?
À vous. Le code est dans un dépôt à votre nom, la base de données et l'hébergement sont sur vos comptes, et la documentation permet à un autre développeur de reprendre l'outil.
Page mise à jour le par Simon Beros, fondateur de Waimia.