Le schéma des données
Les entités, leurs clés et leurs liens, sur une page lisible par un non-technicien.
§ Centralisation des données
La centralisation des données de votre PME, sans usine à gaz
Centraliser ses données, c'est copier à intervalle régulier vos CRM, facturation, tableurs et outils métier vers un socle unique, dédoublonné, avec des droits par rôle. Waimia le met en place pour les PME : des connecteurs plutôt qu'un entrepôt, sur les seules sources qui servent.
- Dédoublonnage par règles
- Droits par rôle
- RGPD documenté
Audit gratuit de 45 minutes en visio. On liste vos sources, leur qualité et le socle le plus léger qui tienne.
§ Définition
Un socle de données est une base unique et légère qui reçoit des copies régulières de vos outils, rapproche les enregistrements qui désignent la même chose (un client, un produit, une facture) et applique des droits d'accès. Vos logiciels restent l'endroit où l'on saisit ; le socle sert à lire, croiser et mesurer.
- Connecteurs
- Rapprochement des doublons
- Nettoyage par règles
- Droits par rôle
- Historique conservé
CRM Facturation et comptabilité Tableurs Outils métier API ou export planifié Base relationnelle
§ Dispersion · par sévérité
Ce que la dispersion coûte.
-
Le même client à trois endroits
Le CRM, la facturation et le tableur du commercial ont chacun leur fiche, orthographiée différemment. Aucun total par client n'est fiable.
→ Une clé de rapprochement et une fiche de référence.
-
Des tableurs qui font office de base
Un fichier partagé, des versions « final_v3 », des formules que seule une personne comprend.
→ Les tableurs critiques sont lus par connecteur, puis remplacés si besoin.
-
Des accès accordés au cas par cas
Des exports circulent par email avec des données personnelles que tout le monde peut ouvrir.
→ Droits par rôle, accès nominatifs, registre des données.
-
Des exports que personne ne date
On ne sait plus si le fichier date de lundi ou du mois dernier.
→ Synchronisation planifiée, date de la dernière mise à jour affichée.
Un socle léger, pas un entrepôt de données
Un entrepôt de données d'entreprise se justifie avec de nombreuses sources et une équipe pour l'exploiter. Pour une PME, on vise l'inverse : quelques sources prioritaires, une base relationnelle hébergée à votre nom, des connecteurs que vous pouvez lire et un schéma que vous pouvez comprendre. Si cinq tables suffisent, il n'y en aura pas vingt.
Les connecteurs
Chaque source est reliée par le moyen le plus stable qu'elle propose : une API, un export planifié ou, à défaut, une lecture directe de la base. Les workflows sont le plus souvent construits avec n8n, hébergés chez vous, et alertent quand une source ne répond plus. Les outils qui n'exposent aucune donnée exploitable sont listés à l'audit, avec la solution de contournement.
Nettoyage et dédoublonnage
Le rapprochement suit des règles écrites : une clé (email, SIRET, référence interne), des règles de fusion, et un rapport des cas ambigus que quelqu'un tranche à la main. Un cas douteux n'est jamais fusionné en silence. Les champs vides ou mal typés sont signalés plutôt que corrigés au hasard.
Droits d'accès et RGPD
Les droits se définissent par rôle et par jeu de données : la paie n'est pas lisible par l'équipe commerciale. Les accès sont nominatifs et révocables. Le socle copie des données personnelles, donc on documente lesquelles, pourquoi, pour combien de temps et où elles sont hébergées. C'est une base pour votre registre des traitements, pas une garantie juridique : ce qui relève du droit se valide avec votre juriste ou votre DPO. Le guide Claude et le RGPD en PME et la page conformité IA cadrent le sujet côté IA.
Prérequis et limites
La qualité de la donnée à la source reste le prérequis : un socle propre copie fidèlement des saisies sales. Il faut aussi quelqu'un chez vous qui tranche les fusions ambiguës. Le problème, vu côté usage, est décrit dans le cas d'usage centraliser ses données et automatiser le reporting ; cette page décrit la prestation.
Une fois posé, le socle alimente un tableau de bord de direction, un reporting automatisé ou une application métier. Les demandes entrantes du site le rejoignent depuis le système d'acquisition. Le cadre général est sur la page données et reporting.
De l'inventaire au socle, en cinq étapes
On avance source par source, par ordre d'utilité : une source branchée et propre vaut mieux que dix à moitié.
- 01
Inventaire
Sources, volumes, qui saisit quoi - 02
Mesure
Retards, doublons, champs vides sur un échantillon - 03
Schéma
Les entités et leurs clés, en une page - 04
Connecteurs
Sources branchées par ordre d'utilité - 05
Droits
Rôles, accès nominatifs, registre des données
§ Exemple type · pas un cas client
Exemple type : une PME avec cinq outils
Avant
Cinq outils, cinq vérités
- Un client existe sous trois orthographes dans trois logiciels.
- Les exports se font à la main, à des dates différentes.
- Un fichier circule par email avec toutes les données personnelles.
- Personne ne sait qui a accès à quoi.
Après
Un socle, une fiche par client
- Une fiche de référence par client, liée à chaque outil.
- Les copies sont planifiées et datées.
- Les accès sont par rôle, nominatifs, listés.
- Les cas ambigus arrivent dans une file que quelqu'un tranche.
- Les outils sources continuent d'être utilisés tels quels.
Ce qui vous reste à la fin
Le socle est à votre nom, avec de quoi le comprendre et le faire évoluer sans nous.
Les connecteurs documentés
Un workflow par source, avec une alerte quand elle ne répond plus.
Les règles de nettoyage
Clés de rapprochement, règles de fusion, rapport des cas ambigus.
La matrice des droits et le registre
Qui lit quoi, et la liste des données personnelles copiées avec leur finalité.
§ Quand ne pas le faire
Ne centralisez pas si
- 01 Vous n'avez que deux sources et un seul logiciel qui les lit déjà.
- 02 Personne chez vous ne peut trancher une fusion de fiches ambiguë.
- 03 Le besoin est un seul rapport mensuel : un reporting branché directement suffit.
- 04 Vos données sont dans un outil qui n'expose ni API ni export.
- 05 Vous voulez tout copier « au cas où » : on commence par les sources qui servent un usage nommé.
Fig. 05 · Réalisations
Réalisations · données reprises de la fiche publiée Un connecteur en production : du formulaire au CRM, sans ressaisie
§ Cas de ce secteur
Nous publions un cas uniquement après mesure du résultat et accord du client. Les premiers cas de ce secteur arrivent. En attendant, parlons de votre projet : nous montrons concrètement comment nous travaillons.
§ Deux façons d'engager
Prix d'une centralisation de données
On démarre par un sprint de cadrage à prix fixe : inventaire des sources, mesure de leur qualité et premières sources branchées sur une base à votre nom. La suite se cale sur devis : on estime ensemble le temps nécessaire source par source, on le valide, puis on l'exécute en sprints en régie. Vous gardez votre base, vos accès et la documentation.
999 € 10 h · HT
- Inventaire des sources et mesure de leur qualité
- Règles de rapprochement écrites
- Premières sources branchées sur une base à votre nom
- Droits d'accès et registre des données personnelles posés
Sur devis estimé avec vous · HT
- Temps estimé source par source, puis validé
- Exécuté en sprints, facturés en régie
- Sources et règles ajoutées sur preuve d'usage
- Vous gardez base, accès et documentation
Le sprint de cadrage est à prix fixe, 999 € HT pour 10 heures : inventaire des sources, règles de rapprochement et premières sources branchées, avec un socle qui tourne dès la fin. La suite se cale sur devis : on estime ensemble le temps de chaque source supplémentaire, on le valide, puis on l'exécute en sprints en régie, à 99 € de l'heure, non dégressif. Sans abonnement ni captivité : à la fin, votre base, vos accès et la documentation sont à vous.
Simon Beros
Fondateur · Architecte de systèmes IA
Studio solo. Simon conçoit, câble et suit lui-même chaque mission : pas de junior qui découvre le sujet en même temps que vous, pas de pool de sous-traitants entre vous et le travail.
- 2024 Fondation de Waimia · Montpellier
- Avant VirtuoseWeb · systèmes web et IA pour PME B2B
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- Startup & éditeur logiciel
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§ Questions fréquentes
Centralisation des données : vos questions
Q.01 Faut-il une base de données pour centraliser ses données ?
Oui, mais légère : en général une base relationnelle hébergée à votre nom, qui reçoit des copies de vos outils. Vos logiciels restent l'endroit où l'on saisit ; le socle sert à lire, croiser et mesurer.
Q.02 Quels outils peut-on connecter ?
CRM, facturation, comptabilité, tableurs, boîte email, outil de paie ou outil métier, tant qu'ils exposent une API, un export planifié ou une base lisible. Ceux qui n'exposent rien sont listés à l'audit, avec la solution de contournement.
Q.03 Comment traitez-vous les doublons et les données sales ?
Par des règles écrites : une clé de rapprochement (email, SIRET, référence), des règles de fusion et un rapport des cas ambigus que quelqu'un tranche à la main. Un cas douteux n'est jamais fusionné en silence.
Q.04 Qui a accès à quoi dans le socle ?
Les droits se définissent par rôle et par jeu de données : la paie n'est pas lisible par l'équipe commerciale. Les accès sont nominatifs et révocables, et la liste est remise avec la documentation.
Q.05 Est-ce conforme au RGPD ?
Le socle est construit pour permettre la conformité, il ne la garantit pas à lui seul. On documente les données personnelles copiées, leur finalité, leur durée de conservation et leur hébergement. Ce qui relève du droit se valide avec votre juriste ou votre DPO.
Q.06 Quelle différence avec le cas d'usage « centraliser ses données » ?
Le cas d'usage décrit le problème et ce qu'on met en place. Cette page décrit la prestation : périmètre, livrables et prix. Si vous cherchez d'abord à comprendre, commencez par le cas d'usage.
Q.07 Combien de temps pour brancher une source ?
Cela dépend de ce que la source expose : une API propre se branche plus vite qu'un export à nettoyer. Le temps est estimé source par source à l'audit, puis facturé 99 € HT de l'heure au-delà du sprint de cadrage.
Page mise à jour le par Simon Beros, fondateur de Waimia.