Départ d'un salarié : que faire de ses comptes d'IA personnels et de ce qu'il y a confié

Ce que l'entreprise peut faire, et ce qu'elle ne peut pas

Quand un salarié part, vous ne pouvez pas fermer le compte ChatGPT, Claude ou Mistral qu'il a ouvert lui-même. Ce qu'il y a déposé pour son travail (devis, contrats, données clients) y reste tant qu'il ne le supprime pas. Votre seule prise est de poser la question et de demander la suppression avant son dernier jour.

La suppression n'est pas immédiate. OpenAI et Anthropic effacent une conversation de leurs systèmes sous 30 jours, Mistral parle d'un « court délai de grâce », et ce qui a déjà servi à entraîner un modèle n'en ressort pas, Anthropic l'écrit. Avec une offre d'équipe, c'est vous qui coupez l'accès, mais rien ne passe au successeur pour autant : chez Claude Team les projets privés deviennent inaccessibles, chez ChatGPT Business les conversations restent invisibles pour le propriétaire de l'espace.

Tout se joue donc avant le départ : partager ou exporter ce qui doit rester, dans la procédure de sortie, comme on récupère l'ordinateur. Pour vos autres obligations sur l'usage de l'IA en entreprise, voyez notre guide du calendrier de l'AI Act pour une PME.

Une archive de l'entreprise que personne ne peut fermer

Un compte d'IA personnel est un compte ChatGPT, Claude ou Mistral ouvert par un salarié avec son adresse privée ou professionnelle, gratuit ou payé de sa poche, hors de tout espace géré par l'entreprise. C'est la forme la plus courante du shadow AI : des outils d'IA que l'entreprise n'a ni choisis ni encadrés.

Ce compte garde l'historique, ce qui permet de reprendre une conversation la semaine suivante. Au fil des mois, il devient une archive de documents de l'entreprise protégée par le seul mot de passe du salarié. Le risque n'a rien de théorique : le CERT-FR rappelle que plus de 100 000 comptes ChatGPT ont été compromis en 2022 et 2023 par des logiciels voleurs d'identifiants, puis revendus, et que l'usage de comptes d'IA par des salariés peut exposer des informations sensibles en cas de compromission (synthèse CERTFR-2026-CTI-001 du 4 février 2026).

Une chronique du Journal du Net (4 novembre 2026) pose la question du départ : l'entreprise ferme tout ce qu'elle a ouvert pour le salarié, pas ce qu'il a ouvert lui-même. Elle s'arrête au constat.

Ce que deviennent les conversations, outil par outil

Tout cela vient des pages d'aide d'OpenAI, d'Anthropic et de Mistral, listées en bas de page. Les prix et les autres différences entre offres d'équipe sont dans notre comparatif Claude Team, ChatGPT Business et Mistral Vibe Team.

La ligne à ajouter à votre procédure de départ

Elle tient en quatre questions, à poser pendant la passation et pas le dernier jour. Partager un projet ou recopier une trame prend quelques jours, et un salarié qui a rendu son badge n'a plus accès aux outils de l'entreprise pour y déposer quoi que ce soit.

1. « As-tu utilisé un assistant d'IA pour ton travail, et avec quel compte ? » Personnel, offre d'équipe de l'entreprise, ou les deux. Sans jugement : la réponse n'est utile que si elle est franche.
2. « Qu'est-ce qui, dans ces conversations, doit rester à l'entreprise ? » Un modèle de devis mis au point, une consigne qui marche, un projet avec ses documents. Le salarié recopie ce travail dans les outils de l'entreprise (dossier partagé, base documentaire). On récupère le résultat, pas la conversation.
3. « Peux-tu supprimer les conversations qui contiennent des données de l'entreprise ou de ses clients ? » S'il garde son compte, il peut aussi désactiver l'usage de ses conversations pour l'entraînement, ce qui ne vaut que pour la suite.
4. « Qui reprend tes projets partagés ? » Seulement si l'entreprise a une offre d'équipe, voir la section suivante.

L'entreprise, elle, ne demande pas les identifiants du salarié, ne se connecte pas à son compte personnel et n'exige pas d'en voir le contenu. Je le déconseille, y compris dans un départ tendu : le cadre juridique (contrat de travail, clause de confidentialité, vie privée) relève de votre conseil en droit social, et c'est à lui de dire quoi faire si le salarié refuse de répondre.

Vous ne pourrez pas non plus vérifier qu'une conversation a bien été supprimée dans un compte personnel. La confirmation écrite du salarié est la seule trace possible. Elle ne prouve rien techniquement, mais elle fixe ce qui a été demandé et accepté.

Avec une offre d'équipe, ce qu'il faut faire avant de retirer le membre

Retirer un membre coupe son accès immédiatement, chez OpenAI comme chez Anthropic. C'est voulu, mais tout ce qui n'a pas été transmis avant devient difficile à récupérer.

• Claude Team : un projet privé n'est plus accessible à personne après le retrait. Avant, le salarié partage le projet avec l'organisation ou invite son successeur avec le droit « Peut modifier ». Les conversations ne se transfèrent pas ; si l'entreprise en veut une trace, le propriétaire principal lance un export de l'organisation, qui inclut encore les membres retirés.
• ChatGPT Business : les projets et GPT du membre sont réassignés automatiquement à un propriétaire de l'espace, mais pas ses conversations ni ses fichiers, que ce propriétaire ne voit pas. Un document utile se copie donc dans un projet partagé avant le départ, d'autant qu'un espace Business n'offre pas d'export en libre-service.
• Dans les deux cas, retirer un membre libère son siège sans réduire le nombre de sièges payés. La réduction se programme à part, selon les aides d'OpenAI et d'Anthropic.

Éviter que l'archive se reconstitue

Tant que le seul moyen d'utiliser ces outils est un compte personnel, chaque départ recrée le problème. Trois décisions le règlent pour la suite.

La première est de fournir un outil rattaché à l'entreprise. Une offre d'équipe met les comptes dans un circuit qui sait les fermer, et chez OpenAI les conversations d'un espace Business ne servent pas à l'entraînement par défaut. Notre page Conformité IA : RGPD et AI Act décrit comment nous encadrons ce choix en PME.

La deuxième est de proposer le rapatriement de l'historique. OpenAI permet à un salarié de fusionner son espace personnel dans l'espace Business de l'entreprise. C'est définitif, tout l'historique passe sans qu'on choisisse les conversations, et le salarié peut perdre l'accès à ce contenu s'il quitte l'entreprise, selon l'aide d'OpenAI. À expliquer avant, pas après.

La troisième est d'écrire la règle. Une charte dit quels outils sont autorisés et quelles données n'y entrent jamais ; notre modèle de charte IA pour PME peut servir de base.

Exemple : le départ d'un commercial

Une PME de 30 personnes, équipée de Claude Team depuis six mois. Un commercial part ; avant l'équipement, il utilisait aussi son ChatGPT Plus personnel.

Reste hors de portée ce que le commercial n'a pas déclaré, et ce qui a servi à l'entraînement avant qu'il coupe le réglage. Aucune procédure ne le rattrape. Seul l'équipement en amont réduit ce reste.

Ma position : ne pas interdire, ne pas fouiller

Je ne commencerais pas par interdire. Une interdiction sans outil fourni pousse l'usage vers les comptes personnels, donc vers l'archive que vous ne fermerez pas. Je déconseille aussi de fouiller : la question posée au départ est votre seule prise sur un compte personnel, et elle ne marche que si le salarié ne la vit pas comme un contrôle.

Traitez l'IA comme les autres accès : un inventaire de qui utilise quoi, une ligne dans la procédure d'arrivée, une dans celle de départ. Waimia accompagne les PME et ETI dans le choix et le déploiement d'outils d'IA encadrés. Pour faire le point sur vos usages, l'audit gratuit de Waimia dure 45 minutes : prendre rendez-vous.